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Movilidad en los procesos de gestión del montaje en ferias
Con el objetivo de incrementar la eficiencia y eficacia del trabajo de los responsables de la gestión del montaje de las ferias de IFEMA y de prestar un mejor servicio «in situ» a los expositores y montadores en el decisivo proceso de puesta en marcha de una feria, se han identificado una serie de aplicaciones y funcionalidades, algunas ya existentes y otras por desarrollar, que dotándolas de acceso on line vía Internet permitirán a los operarios acceder mediante dispositivos móviles (tablets) a toda la información que pueda resultar necesaria en su recorrido por las instalaciones y pabellones de IFEMA en el período de montaje. En este sentido, en 2015, se habilitaron por Internet los accesos necesarios a informes SAP, a correo electrónico, a ficheros de planos y proyectos de stands, y se adquirieron dispositivos móviles (tablets) dotándoles de acceso a estas informaciones. En fases posteriores, se adaptará el sistema GIS de IFEMA incorporándole nuevas consultas y funcionalidades que tomarán como referencia el acceso directo desde los planos de stands.
Mobilisation of trade fair assembly management processes
A series of applications and functionalities, some already in existence and others awaiting development, have been identified. The aim is to increase the work efficiency and effectiveness of those responsible for the assembly management of IFEMA’s trade fairs and give exhibitors and assemblers a better on-site service in the key process of implementing a trade fair. Providing these with online access via internet will enable workers with access through mobile devices (tablets) to all the information that they might need on their passage through IFEMA’s facilities and halls during the assembly period. Accordingly, it became possible in 2015 to use the internet to access SAP reports, e-mail, stand plans and project files. Mobile devices (tablets) were acquired and provided with access to this information. In subsequent phases, IFEMA’s GIS system will be adapted by providing it with new consultations and functionalities that will reference the direct access from stand plans.
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E-invoicing
In 2015, a project was undertaken to automate and integrate e-invoicing into IFEMA’s SAP invoicing system. This resulted from a change in the law that obliged the Public Administration to use e-invoicing. In accordance with the provisions of the law, the project facilitates the creation and issuing of invoices in an electronic format for the Public Administration, principally through the FACE platform (General Point of Entry of Electronic Invoices of the General State Administration). This is integrated into IFEMA’s SAP invoicing system. In addition, IFEMA now has a single invoicing management system, which automates and simplifies the process with the Public Administration.
Factura electrónica
En 2015 se ha desarrollado también un proyecto de factura electrónica automatizado e integrado en el sistema SAP de IFEMA de facturación, partiendo del cambio en la normativa que dispone la obligación de facturar por vía electrónica para la Administración Pública. De acuerdo a lo dispuesto en la ley, el proyecto creado facilita la creación y emisión de facturas en formato electrónico para la Administración Pública, principalmente a través de la plataforma FACE (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado) e integrado en el sistema SAP de facturación de IFEMA. Asimismo, IFEMA cuenta ya con una gestión única de facturación, automatizando y simplificando la gestión del proceso con la Administración Pública.