10 imprevistos desconcertantes en la organización de eventos

Si la vida fuera perfecta sería aburrida. Los altibajos, la incertidumbre y los pequeños errores forman parte del día a día en la industria de la organización de eventos, es más podríamos decir que el evento perfecto lo conseguimos después de vivir muchos "marrones" y tras estrujarnos la cabeza para idear planes A, B Y ¡hasta C!

Hemos hablado con tres expertas (Cristina Sarmiento, Ana Carrazón y Beatriz Samarán) en "solucionar marrones" de último momento, una feria o en un congreso XXL, y nos han contado las 10 anécdotas más divertidas y curiosas a las que se han enfrentado durante estos años como profesionales en IFEMA MADRID.

¡Tyrannosaurus Rex destroza el suelo de Ifema!

Para la exposición de Jurassic World, tuvieron que introducir al protagonista de la feria: el Tyrannosaurus rex en un pabellón de IFEMA MADRID. Cuando introdujeron las distintas piezas del dinosaurio, comenzaron a "bailar" las losetas, ya que había que utilizar una grúa especial para transportarlo hasta el interior. ¿En total? "el Tyrannosaurus Rex pesaba 2.350 kilos y 6,6 metros de altura, ¡todo un depredador en nuestras instalaciones!" exclama Beatriz. Para solucionar este problema, tuvieron que trabajar durante tres días para reforzar de forma urgente los cimientos de la tarima para soportar el peso de la grúa que transportaba al protagonista.

Overbooking en una "cena de gala"

El tema del catering suele ser peliagudo, en este caso, había un evento para 4.000 asistentes de una importante compañía internacional, y requería de un espacio para dar servicio de catering, "para ello, contamos con el núcleo de los Pabellones 2/4, un espacio de 800 m2, perfecto y suficiente para lo que necesitábamos", señala Beatriz. La sorpresa apareció cuando llegó el catering para depositar y organizar su servicio, y se encontró el espacio ocupado con material de una exposición que teníamos en el pabellón contiguo. "Tuvimos que buscar una solución ipso facto; propusimos utilizar la cafetería de IFEMA MADRID del propio pabellón (que habitualmente no se utiliza con estos fines), pero fue la única solución que teníamos a nuestro alcance, ya que desde ahí, pudieron dar el servicio de catering a todo el pabellón", afirma Beatriz.

Empieza el evento... y ¡falta la cartelería y la iluminación!

"¡Llegó el día! Tras meses coordinando la organización del evento con el cliente (una empresa conocida de bebidas), teníamos todo en orden, pero en el último momento, nos dimos cuenta de que faltaba la señalización e iluminación apropiada", explica Beatriz. Se trataba de la iluminación de emergencias que se debe instalar en el montaje de eventos; una luz súmamente importante para la seguridad de los asistentes y legalmente necesaria. IFEMA MADRID una vez más, se puso en marcha, y en tiempo record instaló el sistema de iluminación y la señalética necesaria.

La versión Titanic en Ifema: una tromba de agua en el evento

Cinco horas previas a la inauguración de una fiesta para Bankinter, empezó a caer una trompa de agua, "la típica lluvia de verano, que a veces ocurre, pero que no esperas que te toque a tí", señala Cristina. Cuando ya estaba todo montado; con las moquetas, las instalaciones eléctricas, y todo a punto, se puso a llover, "pocas veces he visto acumularse tanta agua en el suelo de IFEMA MADRID", señala Cristina. Empezó a entrar el agua por el pabellón del evento, y se llenaron las calles con 10/15 cm, provocando la entrada de agua de forma masiva en la zona de entrada y del photocall. "La organización nos llamó super nerviosa para que arregláramos el problema", añade Cristina. Al final gracias a la ayuda de nuestras empresas colaboradoras, se consiguió achicar el agua y cambiar las moquetas por otras nuevas (sobre todo incidiendo en la zona de tránsito). "Es sin duda, un ejemplo más de la relación que tiene IFEMA MADRID con las empresas colaboradoras, siempre están disponibles para ayudarnos con cualquier imprevisto", recalca Cristina. 

Evento presentación de producto: (Problema certificación cuelgues):

Cuando llega el momento de concluir el montaje, se detecta que las certificaciones que deben aportar de los cuelgues instalados no son correctas. "Sin estas certificaciones, no se puede dar el visto bueno a la instalación, y por tanto proceder a la apertura del evento", señala Cristina. Por lo tanto, IFEMA MADRID tuvo que pedir a sus proveedores habituales que realizaran un proyecto y la certificación de la instalación en un plazo de horas, cuando su desarrollo normalmente lleva varios días. "No es la primera vez que nuestros proveedores tienen que salir al rescate de nuestros clientes para resolver problemas de certificaciones e instalaciones que no cumplen con las normativas vigentes" aclara Cristina. Es un ejemplo de un problema que no se puede detectar hasta que no finaliza un montaje. Lo barato sale caro.

"Incendio" en las galerías durante una Convención de una Multi-Nacional de Software

En esta ocasión, fue un mal menor. "Nos avisa el organizador que hay humo saliendo de las canaletas que están ubicadas en la entrada del pabellón y saliendo a la avenida", señala Ana. Ante la preocupación de que el altísimo consumo eléctrico del evento pudiera haber provocado una sobrecarga en la instalación eléctrica, y esta a su vez un incendio, se notificó a la Dirección Técnica. Los cinco jefes de equipos, que se encontraban comiendo en ese momento, fueron corriendo (la mitad bajando sin pensar a las galerías), y los demás adentrándose en el pabellón para detectar el origen del humo. "Paralelamente se notificó al Departamento de Seguridad, quien acotó la zona y cortó el acceso a las galerías", aclara Ana.

Finalmente se descubrió que el origen del humo era una colilla tirada debajo de una tapa de la canaleta por un empleado de un proveedor del organizador, y que había prendido un lento fuego al polvo y serrín acumulados durante el montaje.  "Algo más aparatoso que grave pero cuyas visibles y olorosas consecuencias requirió de la rápida respuesta de los equipos comerciales, técnicos y de seguridad para gestionar el nerviosismo de los participantes, evitar una evacuación y resolver la incidencia en sí", concluye Ana.

¿No hay suficientes asistentes al evento? IFEMA MADRID completa aforo...

El éxito en la organización de  un evento en ocasiones se mide por la cantidad de invitados que asisten a la cita. ¿Puede haber algo más triste que un evento sin personas? "En algún evento nos hemos encontrado con un panorama desolador", señala Ana. En una ocasión, había un evento y no asistieron el nivel de asistentes esperados y para animar al ponente y evitar la sala vacía, los empleados de IFEMA MADRID acudieron a la sala para completar el aforo y "rellenar hueco".

 Tapado de canaletas en la Madrid Horse Week

¡El evento más elitista del mundo de la hípica! La presión estaba servida: todo tenía que estar perfecto. "Era la primera vez que celebraba este evento en IFEMA MADRID, y cuando estaba todo montado, empezamos a detectar pasados unos días que la arena de las pistas de entrenamiento y competición se está colando por los agujeros de ensamble de las tapas de canaletas", señala Cristina.  Para resguardar los caballos ante tropiezos y deslices, IFEMA MADRID propuso cubrir las tapas de las canaletas con retales de moqueta sobrante de sus propias ferias, para evitar esta fuga y que los caballos se puedan mover con todas las garantías.

Pequeños problemas constantes

Uno de los principales cometidos de IFEMA MADRID es detectar problemas con antelación, incluso a veces antes de que lo detecte el cliente. "Tenemos que estar siempre alerta en los eventos, siempre hay algún problema de última hora, que es nuestra responsabilidad solucionar", señala Ana. Si no fuera por estas labores de revisión constante, estos problemas se detectarían sin margen para poder resolverlo en el momento de comienzo del evento.

¿Algunos ejemplos?

• ESMO 2017, detectaron media hora antes del coctel de inauguración que había botellas de vino y de cava en todas las barras, cuando no se podía servir alcohol en el evento.
• ERS 2019: detectaron que la instalación de cientos de alargadores en 50 salas no se estaban realizando conforme a las expectativas del cliente en cuanto a la organización del evento. "Pudimos intervenir a tiempo para que se rehiciera y completara según las necesidades pactadas", señala Ana.