Seguridad y autoprotección en IFEMA MADRID

Una entrevista con el responsable de seguridad y autoprotección de IFEMA MADRID

La estrategia de seguridad en cuatro pilares

IFEMA MADRID basa su estrategia de seguridad en cuatro pilares fundamentales, que denominamos “4P”:

Prever. Llevar a cabo un constante ejercicio de anticipación, intentando adelantarse a la materialización de cualquier riesgo, previendo la posibilidad de que ocurra y la probabilidad de su manifestación.

Prevenir. Adoptar todas las medidas posibles para intentar evitar la materialización de cualquier riesgo

Preparar. Disponer del personal entrenado según procedimientos definidos para cada riesgo, así como de los medios materiales y técnicos necesarios y en permanente estado de operatividad.

Proteger. Reaccionar y actuar en tiempo y forma ante cualquier amenaza ejecutando los protocolos establecidos de manera eficaz.

EL TAMAÑO IMPORTA: "LOS RIESGOS SE INCREMENTAN A MEDIDA QUE AUMENTA LA COMPLEJIDAD, EL VOLUMEN Y LA VISIBILIDAD DE UN EVENTO"
 

Seis tipos de riesgos a vigilar

Para implantar dispositivos de seguridad eficaces, IFEMA MADRID tiene definidos seis tipos de riesgos y, para cada uno de ellos, diseñado su procedimiento o protocolo específico de actuación  con posibles variantes-, en función de la gravedad en que se manifieste. Para ello se han definido tres tipos de situaciones de emergencia: conato de emergencia, emergencia parcial y emergencia general.

Incendio. Es uno de los escenarios que pueden llegar a ser más complicados. Lo fundamental es que ante cualquier incidente, aunque sea menor, seguridad reciba información asegurando una actuación que evite una evolución a situaciones más graves, previéndose desde medidas muy sencillas y útiles hasta aquellas más complejas, como podría ser la evacuación.

Actos antisociales, desde manifestaciones no previstas con reivindicaciones de mayor o menor virulencia ya sea de tipo social, político, internacional, pasando por altercados entre personas derivados de intereses encontrados entre diferentes colectivos, o hechos delictivos (fundamentalmente, sustracciones de menor entidad…). En última instancia, manifestaciones violentas cuya más grave expresión sería un atentado terrorista de carácter indiscriminado.

Amenaza de bomba. En cualquiera de sus posibles manifestaciones ya sea por una comunicación o por la presencia de un elemento sospecho.

Emergencia médica. La masiva presencia de personas –congresistas, público, expositores, organizadores, empresas colaboradoras y el personal de IFEMA MADRID - en cada fase de un evento (montaje, celebración, desmontaje) asegura la necesidad de atención sanitaria de diversa entidad, desde cuestiones muy sencillas a actuaciones de emergencia médica grave. Esto incluye también la actuación ante posibles incidencias generadas como consecuencia de la actividad laboral durante montajes y desmontajes cuyos riesgos, no obstante, son gestionados previamente por el departamento correspondiente del recinto.

Amenaza en NRBQ (Defensa Nuclear, Radiológica, Biológica y Química). Se trata de una amenaza improbable en un acto congresual o ferial; su afectación más probable (detección de sustancias o material sospecho, contaminante, etc. en sobres o paquetes) podría producirse en el ámbito de la actividad administrativa del recinto.

Actos de la naturaleza. Contemplándose como posibilidad una inundación, generada una situación de carácter excepcional, aunque posible, de precipitaciones en forma de lluvia.

Los niveles de actuación según gravedad de su manifestación

Como hemos comentado, el modelo de actuación ante emergencias se ejecuta en base a tres posibles situaciones derivadas de su gravedad: conato de emergencia, emergencia parcial o emergencia general.

Para ello el recinto tiene diseñado el preceptivo Plan de Autoprotección, revisado cada tres años por la instancia competen- te en el ámbito de Protección Civil. Se trata de un documento “vivo”, en constante evolución y mejora a partir de las experiencias y de los nuevos conocimientos, hecho a la medida de las necesidades y características de la actividad de IFEMA MADRID. Una vez implantado, nos traslada el desafío permanente de mantener su eficacia, constituyéndose en la herramienta fundamental para proteger la integridad de personas, instalaciones y bienes por las que debemos responder.

¿Qué equipos de seguridad tenéis?

IFEMA MADRID dispone de departamento de seguridad desde hace casi treinta años, con personal habilitado por el Ministerio del Interior para funciones directivas en seguridad, especializado, altamente cualificado y una gran experiencia en dirección, planificación y ejecución de dispositivos de seguridad de grandes eventos.

Así mismo, en caso de necesidad de evacuación, tanto personal de IFEMA MADRID como de empresas colaboradoras (restauración, azafatas, limpieza, control de accesos, acreditaciones, guardarropas) se integran en dicho dispositivo, en base a los protocolos establecidos, para lo que previamente, han recibido formación inicial y reciclajes anuales.

Para eventos externos, ¿ofrecéis servicios a la carta?

IFEMA MADRID presta la seguridad general del recinto que se dimensiona en función del número de eventos, sus coincidencias, etc. Adicionalmente, en base a nuevas licencias obtenidas, asume la vigilancia y seguridad que asegure el desarrollo de determinados eventos poniendo a disposición el personal y los medios para asegurar el cumplimiento de dicho objetivo, con independencia de que si el organizador pueda contratar la seguridad adicional que considere.

Además, en base a las diferentes posibilidades de diseños, en cada celebración y para cada instalación (pabellón, audito- rio,…) se genera una planimetría específica de actuación en caso de evacuación.

¿Qué factores externos afectan el plan de seguridad?

Hay muchos, pero indicaré tres que me parecen de especial relevancia:

• El carácter nacional o internacional de un evento, el sector profesional o público al que va dirigido, su volumen, dimensión, trascendencia y características particulares.
• El solapamiento de eventos de diferentes características e incluso, en diferentes fases (coincidencias de montajes/des- montajes con celebraciones).
• El escenario o coyuntura. Por ejemplo hace unos años durante FITUR, en plena eclosión de la crisis internacional del ébola, nos orientamos a protocolos de actuación en el ámbito de emergencias sanitarias.
• Toda la información previa recabada sirve como referencia para el análisis de riesgos y evaluación de amenazas en los que se basará el plan de seguridad.

¿Quién es el responsable de seguridad durante los eventos? ¿Se encarga exclusivamente IFEMA MADRID o el organizador tiene parte de responsabilidad?

IFEMA MADRID tiene un dispositivo de seguridad y emergencias permanente que da la cobertura general al recinto y específica   a determinados eventos. El organizador puede también tener seguridad adicional, asegurando la coordinación entre ambas partes en base a protocolos que incluyen la designación de una persona por parte del organizador con el responsable de seguridad/emergencias de IFEMA MADRID, como interlocutor válido en caso de este tipo de situaciones.

¿Quién toma la decisión en un momento de crisis, de evacuación?

El Plan de Actuación ante Emergencias lo activa el Jefe de Emergencias del recinto ejecutándolo bajo su mando, en permanente contacto con sus instancias superiores, así como con la persona designada por el organizador de cualquier evento.

Durante el montaje y el evento, se contratan servicios externos (catering, azafatas, montadores…).

 ¿Este personal debe tener formación sobre seguridad?

Si el personal contratado por el evento pertenece a las empresas colaboradoras de IFEMA MADRID (restauración, azafatas, limpieza, control de accesos, acreditaciones, guardarropas), se trata de personal formado para emergencias en el recinto. Si son de otras empresas, deben de disponer, como cualquier otra persona que se encuentre en el recinto, de la información suficiente para comportarse de forma adecuada en caso de darse esta situación.

¿Cómo se comunica una alarma?

De varias formas. Llamando al teléfono de emergencias de IFEMA MADRID en funcionamiento permanente 24/7,  que se recibe  en su Centro de Control, operado por personal de seguridad. Todo nuestro personal conoce la información relevante que tiene que facilitar en estos momentos y cómo hacerlo: ¿”quién soy?”, ¿dónde estoy?, “¿qué está ocurriendo?”. Hay teléfonos de emergencias en todo el recinto y pulsadores de emergencia. Por supuesto, también se puede avisar a cualquier miembro de seguridad de IFEMA MADRID.

¿Cuáles son las principales complicaciones de seguridad posibles durante un evento?

Pueden provenir de aspectos logísticos, cuando se generan unos requerimientos específicos de días, horas y puntos para el acceso de material y mercancías durante los montajes, lo que puede generar colapsos por concentración de vehículos, tanto en el interior como en el exterior del recinto, si no se planifican con un consenso previo con IFEMA MADRID.

Cuando se hace un evento, ¿está previsto un briefing con el organizador?

Inicialmente, el organizador recibe por escrito la información adecuada en materia de seguridad y emergencias, lo que no obsta para que con antelación suficiente al evento, se efectúen los contactos y reuniones precisas para asegurar la coordinación en todos los ámbitos de la seguridad.

¿Cómo controláis el número de personas que entran y salen de un congreso?

Con independencia del sistema de control de accesos que establezca el organizador, el control de aforos se efectúa mediante un sistema de conteo de personas con sensores instalados por IFEMA MADRID en las entradas del pabellón, que transmiten en tiempo real la información de los accesos y salidas que se producen en cada punto. Adicionalmente, una vez finalizado el evento, se dispone un reporte con información del comporta- miento registrado, que puede ser analizada desde varios conceptos (fechas, franjas horarias, instalación,…).

¿Cuáles son los grandes desafíos en materia de seguridad?

Asegurar la actualización tecnológica permanente, que nos permitan afrontar los riesgos conocidos u otros que puedan surgir y en donde la gestión de la información debe de tener un papel protagónico.

Mantener el equilibrio en el diseño de dispositivos que permitan proteger a las personas, instalaciones y bienes sin generar incomodidad añadida y de tal suerte que, sin alterar los principios de la seguridad, generen modelos específicos y concretos para cada tipo de evento.