IFEMA MADRID impulsa su proceso de digitalización

Aunque la pandemia ha hecho de las ferias y eventos un sector más digitalizado en muy pocos meses, en IFEMA MADRID  esta transformación digital lleva fraguándose desde hace tiempo. A finales de 2018 se crea la Oficina de Transformación, un órgano que impulsa y materializa una cultura y metodología que está llevando a IFEMA MADRID a una renovación de procesos, herramientas y formas de trabajar y que ahora está trabajando con equipos de trabajo multidisciplinares que desarrollan proyectos relacionados con la digitalización del negocio, en todas sus vertientes. Hablamos con Carlos Jiménez, director de Tecnologías de la Información de IFEMA MADRID , para conocer los proyectos que están implementando y cómo han podido dar respuesta en clave digital a la actual virtualización de los eventos.

Covid-19, el mayor impulsor de la digitalización.

“Al inicio de la pandemia tuvimos que focalizarnos en ampliar la capacidad de teletrabajo de los equipos, habilitando que todos los trabajadores pudieran trabajar desde sus casas en menos de 48 horas”. Se mejoraron las capacidades de conexión y sobre todo la seguridad de la red para mantener las operaciones de la empresa sin comprometer la seguridad. “En pandemia también hemos desplegado Microsoft Teams, se ha finalizado la migración de la intranet corporativa a Sharepoint y hemos hecho la implantación de Microsoft 365”.

LIVEConnect, la plataforma digital que conecta oferta y demanda.

“Para evolucionar nuestro negocio en estos meses de pandemia, lo que hemos hecho es volcar todas las capacidades de la compañía a trabajar en plataformas digitales que nos permitiesen seguir celebrando eventos y dinamizando comunidades, con eventos esencialmente online”. Es el caso de LIVEConnect, creada inicialmente para la edición virtual de Fruit Attraction del pasado 2020 y que funcionó con gran éxito entre las más de 400 empresas participantes como punto de reencuentro, espacio de networking, de generación de contactos y oportunidades de negocios, impactos y notoriedad, además del escenario de las sesiones y debates para todo el sector hortofrutícola, con unos 7.000 miembros activos en esta primera edición. “LIVEConnect es una plataforma integral, donde hay una gestión de comunidad, además de un motor muy potente que mediante inteligencia artificial y machine learning se encarga de poner en contacto a compradores y empresas expositoras. Este motor es el núcleo de la herramienta para facilitar el match-making entre oferta y demanda”.

Tras esta primera experiencia, IFEMA MADRID está desarrollando plataformas digitales para el sector del gaming, otra para el sector artístico con el objetivo de dar cobertura a ARCO e incluso una plataforma dirigida a la comunidad generacional los mayores de 50 años, vida Silver . “Pero la meta es lanzar una plataforma definitiva propia de IFEMA MADRID que sirva para cualquier evento. En lugar de muchas plataformas para cada evento, apostamos por una gran plataforma que dé cobertura a todos los eventos que organizamos e incluso que sirva para terceros organizadores. La idea es captar el ‘know how’ de cualquier plataforma y crear una que sea transversal y sirva de paraguas común para celebrar cualquier evento que organicemos o de terceros. Una plataforma multifuncional en la que cada organizador decide para su evento qué funcionalidades desea activar y cuáles no”.

Comunidades virtuales para un evento de 365 días.

 “Con la experiencia de Fruit Attraction hemos visto que las herramientas digitales no son un sustituto del evento físico, sino una forma de complementarlo manteniendo viva y dinamizando a la comunidad sectorial que existe en torno a cada evento. Esto permite extender la duración del evento virtualmente a los 365 días. En los próximos meses es probable que todavía tengamos expositores exclusivamente online, también expositores que estarán físicamente y online, pero solo a nivel presencial seguramente serán pocos. Se apostará por la doble participación, sobre todo porque el online te da la posibilidad de llegar a mercados y clientes a los que no se llega en físico y permite extender un encuentro, que se celebra presencialmente solo unos pocos días, en uno virtual los 365 días del año. Se pasa a que el evento son 365 días y que dure todo el año materializándose durante unos días en un encuentro en formato presencial, la propia feria”.

Infraestructura de red versátil para una conectividad a medida de cada evento.

 Cuando pensamos en las necesidades de los eventos físicos que van a cobrar más importancia tras la pandemia, hay que hablar de hiperconectividad. La infraestructura de red de IFEMA MADRID es uno de los activos y valores diferenciales del recinto: se han invertido 5 millones de euros en los últimos 3 años y medio para actualizarla y evolucionarla. Cuenta con más de 150 switches de última generación; más de 1.400 puntos de acceso wifi; hay instalados más de 50km de fibra óptica ya tendida con más de 2000 puntos de red fijos. “Pero todo esto no sirve de nada si no hay detrás una gestión muy optimizada y depurada para implementar cualquier necesidad del organizador de forma rápida y segura. En ferias y eventos hay que ser capaz, a través de una red bien estructurada y gestionada, a dar respuesta en poco tiempo a cualquier necesidad. Nos hemos especializado en tener una red diseñada y gestionada de una forma que nos permite implementar cualquier cambio de configuración que pida el cliente en tiempo récord. Por ejemplo, en junio del 2017 tuvimos cuatro congresos internacionales en 25 días. Se tuvo que configurar y desconfigurar cuatro veces la red para permitir conectividades, capacidades de conexión a internet en banda ultra ancha, redes en streaming para compartición de presentaciones, sistemas de registro con servidores que estaban fuera en caso de los organizadores internacionales, etc. Todas eran soluciones a medida. La red tiene que estar preparada para soportar grandes velocidades y tráfico, pero al mismo tiempo, a nivel de gestión, tenemos que ser capaces de hacerlo y configurarlo/desconfigurarlo muy rápidamente para el siguiente evento”.

En tiempo récord también se tuvo que configurar la red para la conectividad de la Conferencia sobre el Cambio Climático COP25. “En 21 días naturales tuvimos que hacer toda la toma de requerimientos, el diseño de red y las adaptaciones necesarias, implementarlas y probarlas para entregarlas operativas. Si no hubiéramos tenido la experiencia, a menor escala, de haberlo hecho muchas veces antes en todos los eventos de IFEMA MADRID, no hubiéramos sido capaces de gestionarlo”. La parte de conectividad en los eventos, y en el caso de la COP en particular, es crítica y sobre todo en las primeras horas del evento cuando todo debe de arrancar. “El existir una centralización de la información y que se puedan enviar comunicaciones al exterior; que todos los asistentes cuenten con una buena conexión wifi, estable y gratuita; que se puedan diseñar soluciones wifi concretas con configuraciones adhoc en algunos puntos o que en las zonas de grandes concentraciones como auditorios, a pesar de interferencias y volumen de usuarios, se pueda dar servicio wifi y estable es posible gracias a una red actualizada y bien estructurada pero sobre todo a un equipo humano altamente especializado y comprometido, capaz de gestionarla de forma inteligente y sacando el mayor partido a las capacidades técnicas”.