Conforme al Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante “RGPD”) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante “LOPDGDD”), IFEMA pone a su disposición la presente Política de Privacidad con el fin de informarle de manera detallada sobre los tratamientos que la Institución realiza respecto a sus Datos Personales.

Esta Política de Privacidad resulta aplicable al tratamiento de los Datos Personales que Usted proporcione a IFEMA por cualquier medio, ya sea a través del Sitio Web (www.ifema.es), cuando contrate un servicio con la Institución como Expositor de una Feria o cuando acceda al recinto ferial como Visitante de una feria, entre otros casos.

Debe leer la información sobre protección de datos que se presenta a continuación, relativa al uso y finalidad de los datos facilitados, así como del procedimiento de ejercicio y atención de sus derechos reconocidos por la materia de protección de datos de carácter personal.

Responsable del tratamiento de sus datos personales

El responsable del tratamiento es quien decide qué datos personales se tratan y para qué fines. A continuación, puede encontrar los datos de contacto del responsable de los tratamientos efectuados:

• IFEMA – FERIA DE MADRID
• NIF: Q/2873018B • Dirección: Avenida del Partenón núm. 5, CP – 28042, Madrid (España)
• Correo electrónico: protecciondedatos@ifema.es
• Contacto Delegado de Protección de Datos (DPD): protecciondedatos@ifema.es

Este Sitio Web ofrece la posibilidad de inscribirse como Expositor, pre-registrarse en ferias y eventos como Visitante, contratar servicios, asistir a eventos, solicitar información, participar en actividades, etc., para lo cual el Usuario deberá cumplimentar los cuestionarios facilitados indicando los datos necesarios para la gestión del mismo. La inscripción por esta vía puede requerir la comunicación por parte del Usuario de datos personales para la efectividad de la misma. Además, le informamos que, aunque la cumplimentación de los formularios es voluntaria, en ocasiones puede ser necesaria para inscribirse en ciertos eventos o actividades.

IFEMA está comprometida con la seguridad de los datos de sus usuarios. Cuando le pedimos rellenar los campos de información personal con la que usted pueda ser identificado, lo hacemos asegurando que sólo se empleará de acuerdo con los términos de esta Política de Privacidad y en relación con los fines para los que los datos son recabados. No obstante, IFEMA se reserva el derecho a actualizar esta Política de Privacidad en caso de considerarlo necesario.

2. Delegado de Protección de Datos (DPD)

IFEMA cuenta con un Delegado de Protección de Datos, el cual se encarga de que la Institución cumpla con las exigencias legales en materia de protección de datos, así como responder a los ejercicios de derechos por parte de los interesados y resolver cualquier tipo de consulta en la materia. Cualquier Usuario e interesado puede contactar con el DPD a través de la dirección electrónica: protecciondedatos@ifema.es.

3. Información personal que se recoge y trata

Nuestro Sitio Web podrá recoger datos e información de carácter personal, por ejemplo: nombre y apellidos, e información de contacto como su domicilio o su correo electrónico.

• • Datos identificativos: nombre y apellidos, número de DNI, edad (en algunos casos).
  • Datos de contacto: dirección postal, correo electrónico, número de teléfono (fijo o móvil).
  • Datos contractuales: datos relacionados con operaciones contractuales con el fin de gestionar los productos y servicios adquiridos.
  • Datos navegación: dirección IP, dominio a través del cual accede al Sitio Web y actividad en el Sitio Web, hábitos de navegación, identificación del dispositivo, tipo de navegador e información sobre sus intereses, preferencias y necesidades.

En el caso de que exista una relación contractual o el motivo de la relación sea gestionar la inscripción del Usuario en un certamen o evento, resulta necesario que nos proporcione sus datos personales, puesto que, de lo contrario, no podríamos cumplir con las obligaciones derivadas del servicio ni otras responsabilidades legales a las que IFEMA está sujeta.

Asimismo, el Usuario podrá revocar su consentimiento en cualquier momento cuando se trate del envío de comunicaciones a través de correo electrónico o medios equivalentes (por ejemplo, mensajes cortos de texto -SMS-, mensajería instantánea o por vía telefónica) mediante los que informaremos sobre actividades, certámenes o eventos de IFEMA, nuestros patrocinadores y otras terceras empresas vinculadas a esos eventos y actividades.

4. Finalidad y legitimación para el tratamiento de sus datos personales y conservación de los mismos

La finalidad del tratamiento responde a la pregunta para qué va a utilizar el responsable del tratamiento los datos personales y la legitimación informa sobre la base legal que permite que el tratamiento de sus datos sea lícito y conforme a la normativa de protección de datos.

Respecto a la conservación de sus datos, IFEMA establece determinados plazos durante los que resulta necesario, y en ocasiones obligatorio, conservarlos antes de proceder a su supresión.

En este sentido, IFEMA trata los datos recabados con las siguientes finalidades y durante los siguientes periodos temporales:

4.1. Inscripción para asistir a una Feria, certamen, evento o actividad organizada por IFEMA como visitante profesional o público

IFEMA necesita gestionar sus datos personales con el fin de permitirle el acceso a la Feria, certamen o evento de su elección.

La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del visitante, así como la prestación de un servicio.

IFEMA conservará los datos facilitados mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado y, con posterioridad a ello, para fines meramente estadísticos.

Asimismo, informamos que en algunas ferias concretas IFEMA puede actuar como co-organizador junto con otra entidad. En estos casos la responsabilidad de los datos personales que se recojan puede ser compartida, si bien esto siempre será informado al interesado con anterioridad a recoger sus datos.

4.2. Participar en una feria o certamen como Expositor

IFEMA necesita tratar los datos personales de los Expositores con el fin de gestionar la relación contractual con los Expositores de la Feria, certamen o evento correspondiente.

La base jurídica que permite tratar los datos proporcionados es la existencia de relación contractual entre IFEMA y el Expositor.

IFEMA conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a la relación contractual y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos serán eliminados posteriormente con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial. Solamente en caso de consentimiento expreso por parte del expositor, los datos podrán ser conservados por un periodo de tiempo superior al establecido legalmente.

En cualquier caso, se deberá estar a las condiciones concretas de contratación.

4.3. Ferias Virtuales

IFEMA tratará los datos personales de los Expositores y Visitantes para gestionar y permitir el acceso a las ferias virtuales o semi-presenciales para las que se hayan registrado. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es la ejecución de la relación contractual, así como el consentimiento del interesado en caso de ferias presenciales con acceso opcional a contenidos virtuales.

IFEMA conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a la relación contractual. Los datos serán bloqueados posteriormente con carácter general, excepto durante los plazos de prescripción de responsabilidades exigidos por la legislación vigente o por requerimiento administrativo y/o judicial. Asimismo, cuando la base jurídica sea el consentimiento, IFEMA conservará los datos mientras no sea retirado por parte del interesado.

En las ferias en las que IFEMA actúe como co-organizador junto con otra entidad, la responsabilidad de los datos personales recogidos será compartida, si bien esto siempre será informado al interesado con anterioridad a recoger sus datos. En cualquier caso, se deberá estar a las condiciones concretas de contratación.

4.4. Envío de newsletters y comunicaciones comerciales por correo electrónico o medios equivalentes

Si nos ha otorgado su consentimiento expreso, IFEMA le enviará periódicamente newsletters y comunicaciones publicitarias por correo electrónico o medios equivalentes en los que se le informará sobre certámenes, actividades, eventos, ofertas especiales, nuevos productos y otra información vinculada a los servicios de IFEMA. En cuanto a medios equivalentes nos referimos al uso de mensajes de texto corto (SMS), sistemas de mensajería instantánea, así como contacto por vía telefónica. Estas comunicaciones comerciales podrán incorporar contenido publicitario sobre actividades, eventos y servicios de IFEMA o de terceros, que podrán ser patrocinadores, expositores, colaboradores o terceras empresas que contraten los servicios de publicidad digital de IFEMA, todas ellas relacionadas con las ferias, actividades y eventos que se organizan en IFEMA. En ningún caso se realizarán cesiones de sus datos a estas terceras empresas, a patrocinadores, expositores o visitantes, sino que las comunicaciones comerciales y su eventual contenido publicitario se remitirán siempre por IFEMA.

Los patrocinadores son compañías con las que IFEMA ha llegado a un acuerdo de colaboración mediante el que se pretende trabajar conjuntamente por la promoción de la Institución o de una feria, evento o producto determinado. Así, gracias a estos acuerdos de patrocinio IFEMA incorpora en sus elementos de comunicación del evento o feria patrocinada contenido del patrocinador, especialmente si dicho contenido traslada beneficios para los clientes de IFEMA. Se puede encontrar una relación de nuestros patrocinadores tanto en la web institucional de IFEMA como en las páginas web de nuestros certámenes donde, respectivamente, se relacionan y actualizan los patrocinios en curso. Estos correos electrónicos o mensajes se enviarán a la dirección que usted nos haya proporcionado al darnos su consentimiento para realizar dicho envío y podrá retirarlo en cualquier momento y de manera gratuita. La legitimación para el tratamiento de sus datos personales viene dada por su consentimiento expreso para que IFEMA proceda a dicho envío.

4.5. Mostrar publicidad personalizada en el entorno online

IFEMA podrá mostrar al interesado información sobre eventos, actividades, novedades e información personalizada adaptada a su perfil, intereses y necesidades, mediante las siguientes plataformas digitales: Google, LLC, Facebook, Inc. y empresas asociadas, Twitter, Inc., así como LinkedIn y Bing (Microsoft Corporations). En todos los casos se utilizarán sistemas de seudonimización basados en el uso de tecnología hash.

El envío de esta información supondrá la elaboración de perfiles de los usuarios por parte de estas plataformas digitales y que consiste en utilizar algunos datos de los clientes de IFEMA de nivel básico, así como la información de navegación para evaluar ciertos aspectos relacionados con sus preferencias personales, con el objetivo de ofrecerle información comercial adecuada a su perfil. En estos casos, la legitimación se basa en el interés legítimo de IFEMA. Los datos personales proporcionados para mostrar la publicidad personalizada se conservarán mientras exista este interés legítimo y se tratará de mantener los listados de clientes actualizados a pesar de la amplia cantidad de datos a tratar. Asimismo, recordar que cada cliente y visitante de la web de IFEMA podrá configurar personalmente sus consentimientos en cada una de las webs de las terceras compañías respecto a este tipo de publicidad personalizada.

4.6. Participar en sorteos y concursos

IFEMA tratará sus datos personales con el fin de gestionar el sorteo o concurso en el que se haya inscrito libremente. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado. IFEMA conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario en relación con los fines para los que fueron recogidos, siempre y cuando no se solicite su supresión con anterioridad y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos se conservarán conforme a lo establecido en las condiciones o las bases legales de cada concurso que autorizó y, en todo caso, se suprimirán o modificarán a su solicitud mediante del procedimiento de ejercicio de derechos que se explica abajo. Asimismo, informamos que en algunos concursos y sorteos IFEMA puede actuar como co-organizador junto con otra entidad. En estos casos la responsabilidad de los datos personales que se recojan puede ser compartida, si bien esto siempre será informado al interesado con anterioridad a recoger sus datos.

4.7. Venta de entradas de público (eventos internos y de terceros)

IFEMA tratará sus datos personales con el fin de gestionar la venta de las entradas de público, así como para permitirle el acceso a la Feria, certamen o evento de su elección. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del visitante, así como la prestación de un servicio. IFEMA conservará los datos facilitados conforme a las condiciones de la venta de entradas. En caso de que nos haya dado consentimiento expreso para conservar sus datos durante un periodo de tiempo superior, IFEMA los conservará mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado mediante del procedimiento de ejercicio de derechos que se explica abajo.

4.8. Posibles Expositores y Visitantes. Datos de contacto de individuos 

IFEMA trata datos personales de posibles Expositores y Visitante de Ferias con el fin de gestionar las relaciones comerciales con estas personas por estar interesados en participar en ferias de IFEMA en el futuro. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado, la ejecución de prestaciones pre-contractuales y el interés legítimo de localización y contacto a un profesional. IFEMA conservará los datos de contacto facilitados durante el tiempo que resulten necesarios para guardar una relación pre-contractual con usted. Posteriormente serán después eliminados, con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial. En caso de que usted nos haya dado consentimiento expreso para conservar sus datos durante un periodo de tiempo superior, IFEMA los conservará mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado mediante del procedimiento de ejercicio de derechos que se explica abajo.

4.9. Servicio “Punto de Encuentro”

IFEMA trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan utilizar el servicio “Punto de Encuentro”, destinado a poner en contacto Expositores y Visitantes profesionales. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras usted no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Puede consultar las condiciones detalladas del servicio en Zona de Expositores.

4.10. Servicio “B2B, Agenda de Reuniones” 

IFEMA trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan utilizar el servicio “B2B, Agenda de Reuniones”, destinado a poner en contacto Expositores y Visitantes profesionales. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras usted no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Puede consultar las condiciones detalladas del servicio en Zona de Expositores.

4.11. Atención al cliente por vía telefónica 

IFEMA trata datos personales de las personas que llaman al teléfono de “Atención al Cliente” con el fin de gestionar sus consultas y en su caso, informarle sobre certámenes, actividades, eventos, ofertas especiales, nuevos productos y otra información vinculada a los servicios de IFEMA y/o de sus patrocinadores y que consideramos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado, así como su interés legítimo. IFEMA conservará los datos facilitados durante el tiempo estrictamente necesario en relación con los fines para los que fueron recogidos y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos serán eliminados con posterioridad, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento de una administración pública.

4.12. Servicio “Click to Call” y “Click to Chat”

 IFEMA trata datos personales (número de teléfono y/o correo electrónico) de las personas que utilicen los servicios “Click to Call” y “Click to Chat” con el fin de informar al interesado sobre condiciones o aspectos de participación y/o asistencia a ferias y eventos organizados por IFEMA. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado. Los datos personales proporcionados serán suprimidos una vez finalice la consulta que nos haya formulado.

4.13. Gestión de siniestros e incidencias ocurridos dentro del recinto ferial (incluye trabajadores de feria y visitantes) 

IFEMA podría tratar ciertos datos personales (en ocasiones, sensibles) en caso de que, lamentablemente, ocurra un siniestro o incidente dentro del recinto ferial y la persona accidentada necesite cualquier tipo de asistencia médica. En estos casos, la base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos del accidentado es el interés legítimo del responsable con el objeto de proporcionar asistencia sanitaria y gestionar las consecuencias de la incidencia o siniestro. En relación con lo anterior, se informa que IFEMA puede verse obligada a proporcionar ciertos datos e información a las compañías aseguradoras que correspondan con el fin de gestionar los efectos derivados del incidente y, en algunas ocasiones, es posible que IFEMA se vea obligada a informar a las autoridades competentes. IFEMA conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario en relación con los fines indicados y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos serán suprimidos posteriormente, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial.

4.14. Videovigilancia 

IFEMA tratará datos personales de las personas que accedan al recinto (en concreto, su imagen) con el fin de garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos es su interés legítimo respecto a la seguridad del recinto, así como el de todas las personas que se encuentran en él. IFEMA conservará las imágenes obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia durante el plazo máximo de un (1) mes desde el momento en que fueron captadas. Pasado este plazo se procederá a su eliminación con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlas para dar cumplimiento a alguna disposición legal, requerimiento administrativo y/o judicial o situación excepcional que legitime la conservación de las grabaciones por un periodo de tiempo superior al establecido legalmente.

4.15. Grabaciones de ambiente de eventos, ferias y actividades

Todo el recinto puede ser objeto de grabación por IFEMA, medios de comunicación y, en su caso, empresas patrocinadoras de los eventos que tienen lugar con el fin de obtener imágenes de ambiente de los mismos y de sus actividades. Además, se informa que estas imágenes también pueden usarse con fines promocionales y/o comerciales parte de IFEMA y del propio evento. En relación con los patrocinadores, podrá conocer más detalles en la página web de cada Evento o certamen. Las imágenes captadas, que podrían incluir la voz y/o imagen de los asistentes, podrían ser tratadas y difundidas por diversos medios como sus respectivos sitios web, redes sociales o fan pages, e incluirlas como contenido en programas de TV o contenidos para aplicaciones de dispositivos (p.ej., smartphones, smartwatches, tabletas, gafas 3D). IFEMA tratará las imágenes captadas, como responsable, para los fines indicados en virtud de su interés legítimo.

4.16. Grabación de sesiones en vídeo de entrevistas y eventos

En algunas ocasiones, IFEMA realiza entrevistas u organiza talleres y/o sesiones en las que las personas que participan pueden ser grabadas y por tanto algunos datos identificativos como son su imagen, voz o su nombre podrían ser tratados. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados será el consentimiento expreso del interesado. Los datos personales incorporados en estas imágenes tratarán con la finalidad que autorizó en su momento y se conservarán igualmente conforme a las condiciones autorizadas. En general pasarán a formar parte de la galería de imágenes de IFEMA como parte de su fondo histórico documental. No obstante, y en cualquier caso, usted podrá ejercitar sus derechos conforme al procedimiento que se explica abajo.

4.17. Sesiones, demos y Webinars 

IFEMA tratará los datos personales de los participantes de las sesiones y de las reuniones de Comités con la finalidad de permitirles el acceso a los mismos; publicar las sesiones en las Redes Sociales (en concreto, el canal de YouTube, aunque en el futuro podrían ser otros); y enviar comunicaciones comerciales. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento expreso del interesado. IFEMA conservará los datos personales facilitados durante el tiempo necesario para dar acceso a las sesiones y mientras se encuentren publicados en las Redes Sociales. Posteriormente, los datos serán bloqueados con carácter general, excepto durante los plazos de prescripción de responsabilidades exigidos por la legislación vigente o por requerimiento administrativo y/o judicial. Asimismo, en el caso del consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales, IFEMA conservará los datos mientras éste no sea retirado por el interesado.

4.18. Proveedores

IFEMA necesita tratar los datos personales de sus proveedores con el fin de gestionar la relación contractual con ellos. La base jurídica para el tratamiento reside en la existencia de relación contractual entre IFEMA y el proveedor correspondiente. IFEMA conservará los datos facilitados durante el tiempo que dure la relación contractual entre las partes y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Posteriormente los datos serán eliminados, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento de una administración pública.

4.19. Datos personales de licitadores

En el caso de IFEMA convoque licitaciones, la Institución trata datos personales de los empleados y personal de contacto de empresas que deciden participar en estas licitaciones. La finalidad del tratamiento es la gestión de la relación pre-contractual para determinar quién es la empresa ganadora del concurso y la que finalmente prestará un servicio a IFEMA. La base jurídica que permite a IFEMA tratar estos datos es el consentimiento del interesado y la ejecución de prestaciones pre-contractuales. Los datos personales proporcionados se conservarán durante el tiempo que dure la relación pre-contractual, todo ello sin perjuicio del derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Si los datos dejan de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades para las que fueron recabados, serán eliminados con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial. No obstante, en caso de que exista consentimiento expreso manifestado en el formulario de licitación por parte del licitador, sus datos se conservarán durante un periodo de tiempo más amplio con el fin de considerarle como posible proveedor de IFEMA en el sector correspondiente a su actividad profesional Respecto a los datos personales vinculados a la empresa ganadora de la licitación, estos datos se conservarán durante el tiempo que dure la relación contractual con IFEMA, más los plazos de prescripción correspondientes conforme a la legislación vigente.

4.20. Curriculum Vitae (CV) Si nos ha enviado su CV, aún no existe una relación contractual entre IFEMA y usted. Sin embargo, necesitamos los datos personales de los candidatos para poder valorar la experiencia profesional de cada uno y determinar si IFEMA ésta interesada en su perfil de cara a un puesto laboral, así como otros procesos que puedan surgir en el futuro. La legitimación para el tratamiento es el consentimiento del interesado y el establecimiento de la relación precontractual. En el caso de los datos personales contenidos en los CV, IFEMA tratará los datos estrictamente durante el periodo de selección de personal, salvo que nos sea autorizado expresamente un tratamiento más prolongado para sucesivos procesos de incorporación. Por tanto, atendiendo al principio de calidad, los datos personales de cualquier candidato no seleccionado serán conservados durante el plazo máximo de (2) dos años desde que finalizó el proceso de selección, siempre y cuando hayamos recibido consentimiento expreso para su conservación.

4.21. Medios de comunicación y prensa: acreditación y contactos

IFEMA tratará los datos personales de las personas vinculadas a medios de comunicación y prensa con el fin de gestionar su acceso a la Feria, certamen o evento sobre el que se vaya a cubrir la información, así como el contacto entre la Institución y estos medios. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado, el interés legítimo de IFEMA respecto a la seguridad del recinto, así como el interés legítimo de localización y contacto a un profesional. IFEMA conservará los datos facilitados mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado.

4.22. Gestión de visitas

IFEMA tratará los datos de las personas que accedan a sus instalaciones y oficinas. La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos es el interés legítimo de IFEMA respecto al control de acceso y la seguridad del recinto. IFEMA conservará los datos facilitados durante un plazo máximo de (1) un mes desde la visita, salvo requerimiento de una autoridad administrativa y/o judicial o interés legítimo para su conservación.

4.23. Elaboración de perfiles

Solo si nos ha otorgado su consentimiento expreso, IFEMA podrá elaborar perfiles de los usuarios que se inscriban a través de los formularios incluidos en nuestra web institucional, así como las webs vinculadas de certámenes y eventos de IFEMA y nuestras redes sociales con el fin de utilizarlos para remitir periódicamente newsletters o comunicaciones comerciales por correo electrónico sobre nuestros certámenes, actividades, eventos, ofertas especiales, nuevos productos y otra información vinculada a los servicios de IFEMA y que consideramos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio. Estas comunicaciones se enviarán a la dirección que nos haya proporcionado al otorgarnos su consentimiento para realizar dichos envíos y podrá retirarlo en cualquier momento. La legitimación para el tratamiento de sus datos personales viene dada por su consentimiento expreso. Los datos personales proporcionados para la elaboración de perfiles y autorizados por el propio interesado se conservarán hasta que usted envíe una solicitud a IFEMA retirando su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición.

4.24. Canal Ético

La finalidad del Canal Ético es tramitar y resolver las correspondientes consultas y denuncias de los empleados, proveedores, expositores, patrocinadores, visitantes, otros clientes, así como otras personas que tuvieran relación con las ferias y eventos celebrados en IFEMA acerca de posibles incumplimientos o irregularidades de conformidad con lo establecido en el Código de conducta de IFEMA, sus normas corporativas y la normativa vigente. La legitimación para el tratamiento de sus datos reside en el interés público [art.6.1e) RGPD y art. 8.2 LOPDGDD]. No está prevista la cesión de datos de carácter personal a terceros, salvo que se considere que los hechos denunciados pudieran ser constitutivos de delito o infracción administrativa en cuyo caso se pondrá en conocimiento de la autoridad administrativa o judicial competente. No se realizarán transferencias internacionales de datos. Los datos de quien formule la comunicación se conservarán en el Gestor de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Los datos que sean objeto de tratamiento en el marco de las investigaciones serán suprimidos tan pronto como éstas hayan finalizado, salvo que de las medidas adoptadas se deriven procedimientos administrativos o judiciales. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recopilación de los datos, se procederá a su supresión del Gestor de denuncias, salvo si fuera necesario su conservación para continuar con la investigación y hasta el cierre de la misma, o para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos en IFEMA. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada. Respecto al ejercicio de derechos, el interesado puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos, oposición y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas dirigiendo su solicitud mediante el envío de un correo electrónico a protecciondedatos@ifema.es, especificando qué derecho desea ejercitar. La empresa ETHICS CHANNEL S.L., que es la entidad encargada de administrar y gestionar el servicio de Canal Ético, como encargado de tratamiento, deberá tramitar y resolver, a petición expresa de IFEMA y dentro del plazo establecido, las solicitudes de ejercicio de los derechos en relación con los datos objeto del encargo.

4.25. Thinkids

Para la celebración del Campus Thinkids, IFEMA y Thinkids Project tratarán, como corresponsables del tratamiento, los datos personales de los menores participantes en la Feria así como los de sus progenitores o tutores legales con la finalidad de gestionar la inscripción y la celebración del campamento. La base jurídica que permite a IFEMA tratar esos datos personales es la ejecución de la relación contractual existente y, para el tratamiento de los datos de salud (alergias alimenticias y cuidados especiales del menor por padecer alguna enfermedad) además, el consentimiento expreso. Asimismo, se solicitará el consentimiento expreso para la publicación de fotografías en distintos medios digitales (comunicaciones de prensa, Redes Sociales o página web de IFEMA). IFEMA conservará los datos personales durante el tiempo que dure la relación contractual, excepto que sea necesario conservarlos para dar cumplimiento a disposiciones legales o requerimientos administrativos y/o judiciales. Asimismo, en el caso de que se retire el consentimiento expreso para la publicación de fotografías donde se puedan identificar a los menores, éstas serán eliminadas o modificadas de modo que no se pueda identificar al menor. En caso de que concurran nuevas finalidades, IFEMA recabará el consentimiento del interesado de forma previa, expresa y conforme a la forma legalmente exigida.

4.26. Registro de contactos debido a COVID-19

En cumplimiento de la Resolución de 29 de agosto de 2020, de la Dirección General de Salud Pública de la Comunidad de Madrid, por la que se determina el procedimiento para la realización por parte de la autoridad sanitaria de la evaluación del riesgo en los eventos multitudinarios, IFEMA debe recabar y tratar datos personales (nombre, apellidos, correo electrónico y/o teléfono) de las personas que asistan a los mismos. La recogida de tales datos requerirá el consentimiento del interesado y se deberán conservar durante el plazo de veintiocho días naturales desde la asistencia al recinto ferial con las debidas garantías y observando las exigencias derivadas de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal y estarán a disposición, exclusivamente, de las autoridades sanitarias y con la única finalidad de realizar el seguimiento de posibles contactos de casos positivos, probables o posibles de COVID-19, siendo suprimidos finalizado el plazo citado. La base jurídica que permite tratar estos datos personales es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c RGPD), así como el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable (artículo 6.1.e RGPD) para la cesión de dichos datos a las autoridades sanitarias. Los datos personales se podrán comunicar a las autoridades sanitarias en caso de que éstas lo requieran, así como por obligación legal y/o judicial. No se realizarán transferencias internacionales.

4.27 .-Vida Silver

IFEMA trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan formar parte de “Vida Silver”, una comunidad destinada a mayores de 50 años. En ella se da la oportunidad de participar en foros donde comentar todo tipo de temas y se dan a conocer eventos y actividades destinadas a este colectivo, ya sean de Ifema o de otras empresas de diversos sectores. Los datos básicos que se necesitan para formar parte de Vida Silver son nombre, apellidos y correo electrónico. Después cada usuario podrá completar su perfil con otros datos personales como país, fecha de nacimiento, imagen (se puede subir foto voluntariamente), intereses, capacidades y biografía. Esta plataforma permite conocer gente nueva con la que compartir intereses y contactar entre los propios miembros mediante mensajes.

La base jurídica que permite a IFEMA tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente.

5. Cesión de datos a terceros

Cesión de datos a terceros IFEMA podrá comunicar sus datos personales a terceras personas por motivos legítimos y de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Cualquier comunicación de sus datos estará sujeta a su previo conocimiento y consentimiento, en cuyo caso Vd. será informado acerca de los datos del destinatario, los fines de la comunicación, así como cualquier otra información relevante conforme a lo exigido en la normativa aplicable. Particularmente, Vd. será informado acerca de si la persona a la que se comunican sus datos está situada en un país que no garantiza un nivel de protección adecuado de sus datos personales.

No son considerados casos de comunicación de datos personales aquellos en los que IFEMA encarga a un tercero que trate sus datos personales en el marco de una prestación de servicios entre IFEMA y dicho tercero (p.e. un alojamiento de los datos personales en un servidor).

Asimismo, tenga en cuenta que una ley puede exigir la obligación para IFEMA de comunicar sus datos personales a una autoridad judicial o administrativa o por cualquier otro motivo establecido legalmente.

Por último, por favor, le invitamos a revisar el apartado 4.5 de esta Política de Privacidad en relación con la comunicación de datos personales a plataformas digitales con fines de envío de publicidad segmentada.

6.Transferencias internacionales

Le informamos que IFEMA realiza en ciertas ocasiones transferencias internacionales a destinatarios establecidos en países fuera del Espacio Económico Europeo (esto es, los países de la Unión Europea más Liechtenstein, Islandia y Noruega).

En concreto, sus datos podrían ser comunicados a nuestros encargados de tratamiento y Oficinas de IFEMA asignadas al país de origen del visitante o expositor, las cuales puede conocer en el espacio “IFEMA Internacional” de nuestra web. Como botón de muestra, IFEMA cuenta con representantes de la Institución en los siguientes países: Argelia, Bangladesh, Brasil, Bután, Chile, China, Colombia, Corea del Sur, Guatemala, Hong Kong, San Marino, Japón, India, Marruecos, México, Nepal, Singapur, Sri Lanka, Taiwán, Túnez, y Turquía.

En cualquier caso, IFEMA ha adoptado garantías adecuadas, puesto que ha firmado con todos ellos Cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión. Para recibir más información sobre transferencias internacionales puede contactar con el Delegado de Protección de Datos (DPD) a través del correo electrónico: protecciondedatos@ifema.es.

7. Derechos respecto del tratamiento de sus datos personales
La legislación reconoce diversos derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Tales derechos son los siguientes:

• Derecho a solicitar el acceso a sus datos personales;
• Derecho a solicitar su rectificación sus datos personales;
• Derecho a suprimir sus datos personales;
• Derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales;
• Derecho a oponerse al tratamiento;
• Derecho a la portabilidad de los datos en cuestión;
• Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles; y
• Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.

Tales derechos pueden ejercitarse mediante varias formas:

Mediante el envío de una comunicación por escrito indicando en el asunto: «Ejercicio de Derechos», nombre y número DNI del remitente a la siguiente dirección: Avda. del Partenón, 5 (28042) de Madrid.

Mediante el envío de un correo electrónico a protecciondedatos@ifema.es.

En cualquiera de esos casos, y a fin de preservar debidamente sus datos personales, deberemos confirmar su identidad, ya sea pidiéndole una identificación o una confirmación de alguno de sus datos personales.

Asimismo, puede recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos en relación con el ejercicio de sus derechos arriba señalados por medio de su página web https://www.aepd.es/

8. Medidas de seguridad

IFEMA está altamente comprometida para cumplir con el compromiso de mantener su información segura. Para la protección de su información hemos adoptado las medidas de seguridad legalmente exigidas, usamos los sistemas más avanzados y los actualizamos constantemente para asegurarnos que no exista ningún acceso no autorizado.

9. Registro de actividades de tratamiento de datos

1. Posibles expositores y posibles visitantes “PEX y PVIS”
2. Expositores y CoExpositores
3. Antiguos Expositores EX PEX
4. Visitantes
   1. Público General
   2. Profesionales
5. Colaboradores / Partners / Co-organizadores de ferias.
6. Catálogos Online de Expositores
7. Catálogos de ferias ajenas
8. Miembros de asociaciones y colegios profesionales
9. Ponentes de convenciones, ponencias, conciertos, eventos de ferias y musicales
10. Grandes Compradores y Visitantes Coleccionistas
11. Listado de autoridades VIP
12. Tarjeta Club Feria Oro y Tarjeta Club Feria Plata
13. Envío de invitaciones por medios informáticos y/o postales
14. Envío de comunicaciones comerciales o newsletters
15. Prospección comercial por vía telefónica
16. Venta de entradas (para eventos y de terceros)
17. Sorteos y concursos
18. Datos de contacto medios comunicación y prensa
19. Redes Sociales
20. Acreditación de medios de prensa
21. Servicio de Delegados en el extranjero y comisionistas
22. Inscripción de grupos y colegios a School Days
23. Servicio “Punto de Encuentro”
24. Servicio “B2B, Agenda de reuniones”
25. Atención al cliente (call centre)
26. Servicios “Click to call” y “Click to chat”
27. Gestión de siniestros e incidencias
28. Gestión con seguros
29. Videovigilancia
30. Autoprotección: Utilización de imágenes con fines internos
31. Objetos perdidos, quejas y reclamaciones
32. Control de acceso al recinto de IFEMA
33. Colaboración con detectives
34. Proveedores / Compras
35. Licitadores
36. Empleados
37. Selección de personal / Gestión de talento
38. Afiliación sindical
39. Prevención de Riesgos Laborales
40. Servicio médico, gestión de mutuas y seguros médicos privados
41. Servicio de WiFi ® patrocinada
42. Accidentes laborales
43. Grabación de sesiones
44. Elaboración de perfiles
45. Thinkids
46. Canal Ético
47. Perfilado Empleados
48. Realización fotografías / eventos IFEMA
49. Publicidad segmentada por lista clientes
50. Atención de derechos de los interesados
51. Gestión y Notificación de brechas de seguridad
52. Toma de temperatura corporal
53. Sesiones, demos y Webinars
54. Ferias Virtuales
55. Registro de contactos debido a COVID-19
56. Vida Silver

ÚLTIMA FECHA ACTUALIZACION: 7 FEBRERO 2021.